Een personeelsfeest organiseren voor een groot bedrijf is een hele klus. Als je maar een handjevol collega’s hebt dan kun je eenvoudig een etentje of uitje regelen. Maar als het om een bedrijf gaat met een paar honderd medewerkers dan wordt het een heel ander verhaal. Dan moet je op zoek naar een leuke locatie waar de mensen een leuke avond hebben. De voorbereiding kost meestal meer tijd dan een paar weken. Vaak wordt er al maanden van tevoren gestart met de voorbereidingen om er een succes van te maken.
Het feest comité
Grotere bedrijven hebben meestal een commissie die bestaat uit een aantal personeelsleden. Zij organiseren het jaarlijkse personeelsfeest en soms ook andere, kleinere activiteiten. Het comité krijgt hiervoor van de directie een budget dat kan worden besteed aan het feest. Vaak heeft het feest comité carte blanche, soms moet een voorstel worden gedaan aan de directie voordat de organisatie kan worden opgepakt. Zodra er een akkoord ligt kan worden gestart met de voorbereidingen. Wil je voor het feest leuke artiesten boeken dan moet je dit ruim van tevoren regelen. Veel artiesten, zeker als ze landelijk bekend zijn, hebben een agenda die snel volloopt, zeker op populaire avonden. Vindt het feest plaats op een vrijdag of zaterdag moet je er vaak snel bij zijn.
Houd rekening met je doelgroep
Bij het organiseren van een personeelsfeest is het belangrijk dat de meerderheid een leuke avond heeft. Je kunt het nooit iedereen naar de zin maken. Er zijn altijd mensen die er niet van houden en dus niet zullen komen. Maar als je zorgt voor een gevarieerd programma dan doe je in ieder geval je best om het voor iedereen een leuke avond te laten worden.
De locatie
Het is verstandig om de locatie waar het personeelsfeest plaatsvindt vooraf te bezoeken als je er voor het eerst iets gaat organiseren. Ook al zijn er lovende recensies en ook al ziet alles er op de foto’s op de website goed uit. Ter plaatse kun je bekijken hoe je het feest gaat inrichten. Waar komt het podium voor de artiest of artiesten die gaan optreden? Waar kan de DJ zitten die tussen de optredens door zal draaien? Waar komen de tafels met het buffet of waar wordt de bar geplaatst? Als je dat allemaal weet dan kun je ook verdere afspraken maken, bijvoorbeeld voor de huur van een geluidsinstallatie.
De catering
Voor een groot personeelsfeest ontkom je er niet aan om de catering uit te besteden. Je kunt niet van collega’s verwachten dat ze met dienbladen gaan rondlopen, de frituur met bitterballen in de gaten houden of ervoor zorgen dat het buffet op tijd wordt aangevuld. Een cateraar wil altijd weten hoeveel mensen er ongeveer komen. Vraag het personeel daarom om tijdig aan te geven of ze wel of niet aanwezig zullen zijn. Je kunt dan het aantal te verwachten mensen tijdig doorgeven.
