Iedereen heeft zijn eigen gewoontes met het maken van planningen voor personeel en projecten. Sommigen gebruiken er geen groot whiteboard voor, andere werken met Excel. In beide gevallen moet bij iedere wijziging nagebeld worden om de planning opnieuw rond te maken. Dat zou toch veel handiger moeten kunnen, en dat kan ook met de juiste tool voor digitale online projectplanning.

Eén leidend en voor iedereen direct inzichtelijk rooster
Het is niet handig wanneer je met afzonderlijke medewerkers moet afstemmen over wijzigingen nadat je al een rooster rondgestuurd hebt. Zo hebben verschillende medewerkers verschillende versies van het rooster. Dat maakt het onduidelijk en onoverzichtelijk. Dat kan verleden tijd zijn met een digitale, online planning tool die door al je medewerkers via een website of app ingezien kan worden. Zo is er maar één, leidend rooster voor iedereen dat ook nog eens voor iedereen te openen is. Niet iedereen kan immers een Excel-bestand openen op zijn telefoon of computer.

Gemakkelijk personeel uitnodigen voor diensten
Er moet soms nog wel eens geschoven worden in de planning omdat je te maken krijgt met een ziekmelding. Dan moet je een andere medewerker zien te vinden om het gat te dichten. Met behulp van een handige online planning tool kun je personeel gemakkelijk uitnodigen om een dienst in te vullen. Zij krijgen hier dan een notificatie over en kunnen de dienst accepteren of afwijzen. Bij acceptatie wordt dit meteen in het rooster opgenomen en hoef je zelf geen aanpassingen meer te maken.

Zelf beschikbaarheid opgeven
Niet alleen kun je medewerkers uitnodigen voor diensten met een goede projectplanning tool, ze kunnen ook zelf hun beschikbaarheid opgeven. Dat maakt het voor jou veel makkelijker om in één keer met een waterdichte planning te komen. Je hoeft dan geen rondje langs de velden maken om te inventariseren wie wanneer zou kunnen werken. Vooral in vakantieperiodes, wanneer er relatief veel mensen niet beschikbaar zijn, is dit een stuk efficiënter. Je plant immers alleen mensen in waarvan je kan zien dat ze beschikbaar zijn.

Het juiste poppetje op de juiste taak
Dat een medewerker beschikbaar is, wil niet niet zeggen dat deze geschikt is om elke taak uit te voeren. Het kan immers ook zo zijn dat bepaalde vaardigheden of bepaalde kennis noodzakelijk is om een klus op een verantwoorde manier uit te voeren. Een goede tool voor personeelsplanning biedt jou de mogelijk om deze informatie in te voeren bij medewerkers en taken. Zo wordt het veel makkelijker om het juiste poppetje op de juiste taak te zetten.

Gemakkelijk klantdossier aanleggen en inzien
Het is natuurlijk ook prettig om bij het plannen inzicht te hebben in de klant en de geschiedenis met de taken die aan een klant verbonden zijn. Zo weet je bijvoorbeeld welke medewerkers de taken voor die klant eerder al uitgevoerd hebben en of de klant daar tevreden over was of niet. De juiste planning tool maakt het mogelijk om met één klik de complete geschiedenis van een klant op te roepen, zodat je deze bij het plannen gemakkelijk in overweging kunt nemen.

Je kunt het jezelf zo moeilijk maken als je wilt met je personeels- en projectplanning. Maar met de juiste investering kun je het jezelf en je medewerkers ook vooral een stuk makkelijker maken!