Quick Scan en de kunst van communiceren
“Nu is het genoeg! Voor de zoveelste keer wordt duur betaalde expertise van buiten de organisatie, zoals second opinion, quick scan, commentaar van accountants enz. afgedaan als inadequaat. De vraag is waarom we die deskundigen dan inhuren en vervolgens hun inbreng niet acceptabel vinden. Geeft de gemeente over de binnenstad wel de juiste informatie? Heeft de gemeente wel de juiste informatie? Genoeg voor 10 raadsleden om een spoeddebat aan te vragen, dat zal plaats vinden in een extra raadsvergadering op 16 april.”Zo stond het op uw Digitale Stad Nieuwegein (www.pen.nl) en zo werd het ook in het AD/UN aangehaald. Daarin werd overigens de nadruk gelegd op de hogere prijzen voor het Stadshuis en De Kom. Die hogere bedragen waren al bekend en door de politiek ook min of meer geaccepteerd als een onvermijdelijke zaak, afhankelijk van de economische ontwikkeling en de stijging van de prijzen in de bouwmarkt.De werkelijke commotie ontstond uit het feit dat een door de VSP, samen met andere partijen, ingediend amendement over de controle van de cijfers van het Project Binnenstad door onze eigen accountants, werd verworpen, omdat een zeer deskundig bureau (Metrum) veel beter een Quick Scan kon doen. Die Quick Scan was eind februari klaar! Het is maar goed dat we er nog naar vragen, zodat uiteindelijk begin april een brief naar de Raad komt met de strekking dat de scan niet deugt en het complete stuk ter inzage ligt.Dit zeer deskundige bureau laat weinig heel van het Project Binnenstad: incompleet, niet correct, oncontroleerbaar, niet te managen. Daarnaast geeft het een reeks van voorbeelden en opmerkingen die hout snijden en die als advies voor een betere projectmanagement wordt neergelegd. Een soort advies dat de gemeente vier jaar geleden ook al heeft ontvangen, alhoewel de Quick Scan van toen veel minder desastreus was.Als raadsleden hebben we soms de grootste moeite inzicht te krijgen in projecten en hoe er gewerkt wordt. De jaarrekening van de gemeente, de programmabegroting en allerlei andere stukken en nota’s blinken vaak niet uit door helderheid en duidelijkheid. Het probleem is dat – afhankelijk van je achtergrond – de een daar beter doorheen kijkt dan de ander. Het gevolg is dat er in de Raad genoeg mensen zijn die dan maar vertrouwen schenken in plaats van zeker te weten of dat vertrouwen wel verdiend is.De binnenstad is een groot project met heel veel disciplines, grote financiële risico’s en in Nieuwegein werd dat nog gecompliceerder door het regelmatig wisselen van het management van het projectteam. Wees daarbij zeker van het feit dat de commerciële partners koeltjes van plan zijn om het onderste uit de kan te halen en u heeft een potentieel gevaarlijk mengsel. Accountantscontrole is dan noodzakelijk, terwijk een Quick Scan ook bepaalde zaken boven water kan brengen. Nu deze Quick Scan doet dat boven verwachting. Bergen vraagtekens worden in een keer boven water gehaald en de opmerkingen zijn niet goed voor het projectteam, noch voor het college. Dit kan je niet wegpoetsen met vertrouwen te vragen of te geven.En dan komt het volgende probleem… Hoe gaat het college hier nu mee om? Laten we de minst onaangename term maar gebruiken: “Niet handig!” In plaats van een reguliere commissievergadering uit te schrijven en na uitleg om begrip te vragen voor de situatie, met daarbij een degelijk onderbouwd plan van aanpak, krijgen we voor de zoveelste keer een verhaal dat de binnengekomen informatie niet geheel juist is en dat… vult u het verder maar in! Ja, inderdaad, een reactie kwalitatief in lijn met de onvolkomenheden die de Quick Scan aankaart.Zie daar het beeld van een organisatie die haar zaakjes niet voor elkaar heeft en het communicatiegedeelte al helemaal niet.En toen kwam de extra raadsvergadering! Volgende keer meer… Lees verder